It may surprise many people, but robots are already doing a good job in offices. In large companies modern, high-performance printers and coffee machines are in wide use. They are basically robot systems that are either remote-controlled or equipped with software. How much time do baristas save when preparing hundreds of cups and dozens of drinks a day in the coffee machines, which systems automatically request delivery of ingredients and have a self-cleaning function?
Nowadays we see automated pay stations in shops everywhere. But can a robot replace a person at the office reception effectively?
The daily work of a secretary or a receptionist in the office consists of communicating with a large number of visitors and colleagues. It is sometimes a rush to look after the technical installations. There has not been any robot so far that could take over all these tasks independently.
On the market there are reliable remote-control robot systems, there are two market leaders in this branch, Double from the USA and Temi from Israel. However, there are much more complicated and expensive information robots - models of androids, with moving hands and certain emotions in the face. Market leaders are the manufacturers of the robots Promobot and Pepper from Russia and Japan.
What set of technologies, equipment, organisational processes and software must be put together to create a competitive and scalable robot system that is cheaper and more efficient than a receptionist in the office?
The company BOTShelp, based in Munich, has taken up the challenge of developing such a robot system. Currently, it is successfully serving the offices of 30 customers all over Germany.
These are the main tasks of the robot at the office reception:
<ul>
<li>to replace the receptionists partially or completely in the office and thus relieve the monthly budget of the company or to free up the time of a secretary for demanding organizational tasks. In some offices there is no reception, the tasks of the receptionist are performed by highly qualified and expensive employees, who are thus constantly distracted from their complicated tasks - in this case the reception robot protects the colleagues from constant distraction at the reception.</li>
<li>to ensure uninterrupted work at the office reception. The robot neither gets sick no needs a holiday no feels any stress.</li>
<li>to minimize personal contact in the reception office, where hundreds of people may pass by every day during the pandemic period.</li>
<li>to provide financially efficient solution to minimize or eliminate capital investment in equipment by the customer.</li>
</ul>
The BOTShelp solution is an integrated service with a monthly subscription (the robot's salary is 5 to 7 times less than the costs for the receptionists), which includes:
<ul>
<li>the remote controlled two-wheeled telepresence robot takes over the role of the receptionist in the office.</li>
<li>a remote assistant, located in the main call-center, serves several offices. The call-center employee communicates with visitors and colleagues via the robot solving demanding and everyday reception tasks. If a particular call-center employee is unable to connect to the robot due to his or her absence, a colleague in the main call-center will automatically connect in his or her place, ensuring the robot's uninterrupted availability in the office.</li>
<li>software that controls all the processes and forms a robot interface in the office.</li>
<li>universal equipment that allows remote control of the access system in the office - opening doors.</li>
</ul>
And what is the next step in the robot-supported management of commercial property? We are already working on a customer service robot system for warehouses - self storage. In 2021 we are planning to introduce a robot sales assistant.
What will influence the development of robot-based service systems in commercial properties?
<ul>
<li>the robots themselves. Currently there are only 4 manufacturers worldwide working on such systems in commercial use.</li>
<li>artificial intelligence and software development</li>
<li>and things such as pandemics undoubtedly lead to the robot systems development to replace direct human communication.</li>
</ul>
BOTShelp would like to share its experience in the creation and organization of robot systems in everyday office life with you and provide you with a free robots and BOTShelp reception service in order for you to get to know this technology.

Can robotization significantly increase the management efficiency of the office and commercial properties?

The receptionist robot

Es mag viele verwundern, aber Roboter leisten uns in Büros bereits gute Dienste. In Großunternehmen sind moderne leistungsstarke Drucker und Kaffeemaschinen Standard, bei denen es sich eigentlich um Robotersysteme handelt, die entweder ferngesteuert werden oder mit Software ausgestattet sind. Wieviel Zeit sparen Baristas, indem sie täglich Hunderte von Tassen und Dutzende von Getränken an den Kaffeeautomaten zubereiten, deren Systeme automatisch die Lieferung von Zutaten anfordern und über eine Selbstreinigungsfunktion verfügen?
Heutzutage sehen wir überall in Geschäften automatisierte Kassenautomaten. Kann aber ein Roboter eine Person auch am Empfang eines Büros effektiv ersetzen?
Die tägliche Arbeit einer Sekretärin oder Empfangsdame im Büro besteht darin, mit einer Vielzahl von Besuchern und Kollegen zu kommunizieren, es ist zum Teil ein Gehetze um die Betreuung der technischen Anlagen. Stand heute gibt es keinen Roboter, der all diese Aufgaben selbständig übernehmen könnte.
Auf dem Markt sind zuverlässige Robotersysteme mit Fernsteuerung vorhanden (in dieser Branche gibt es zwei Marktführer, Double aus den USA und Temi aus Israel), außerdem gibt es auch viel kompliziertere und teurere Informationsroboter - Modelle von Androiden, mit beweglichen Händen und bestimmten Emotionen im Gesicht (Marktführer sind die Hersteller der Roboter Promobot und Pepper aus Russland und Japan).
Welches Bündel von Technologien, Ausrüstungen, organisatorischen Prozessen und Software muss man zusammenstellen, um ein wettbewerbsfähiges und skalierbares Robotersystem zu schaffen, das kostengünstiger und effizienter ist als ein Empfangsmitarbeiter im Büro?
Das Münchener Unternehmen BOTShelp hat sich der Herausforderung gestellt, ein solches Robotersystem zu entwickeln. Zurzeit bedient es erfolgreich Büros von 30 Kunden in ganz Deutschland.
Das sind die Hauptaufgaben des Roboters am Büroempfang:
<ul>
<li>die Empfangsmitarbeiter im Büro teilweise oder komplett zu ersetzen und somit das monatliche Budget des Unternehmens zu entlasten oder die Zeit einer Sekretärin für anspruchsvolle organisatorische Aufgaben freizuschaufeln. In manchen Büros gibt es keinen Empfang, die Aufgaben der Empfangsdame übernehmen hochqualifizierte und teure Mitarbeiter, die dadurch ständig von ihren komplizierten Aufgaben abgelenkt werden - in diesem Fall schützt der Empfangsroboter die Kollegen vor ständiger Ablenkung am Empfang.</li>
<li>die ununterbrochene Arbeit am Büroempfang zu gewährleisten. Der Roboter wird nicht krank, benötigt keinen Urlaub und empfindet keinen Stress.</li>
<li>in der Pandemie-Zeit den persönlichen Kontakt im Empfangsbüro, in dem täglich Hunderte von Menschen verkehren können, zu minimieren.</li>
<li>finanziell effiziente Lösung zu bieten - Minimierung oder Ausschluss von Kapitalinvestitionen in Ausrüstung seitens des Kunden.</li>
</ul>
Die BOTShelp-Lösung ist ein integrierter Service mit monatlichem Abonnement (das Gehalt des Roboters ist 5 bis 7 Mal geringer als die Kosten der Empfangsmitarbeiter), welches Folgendes beinhaltet:
<ul>
<li>selbstfahrender Zweirad-Video-Präsenz-Roboter übernimmt die Rolle der Empfangsdame im Büro.</li>
<li>ein Fernassistent, der sich in einem zentralen Callcenter befindet und mehrere Büros bedient. Der Callcenter-Mitarbeiter kommuniziert mit Besuchern und Kollegen, löst anspruchsvolle und alltägliche Empfangsaufgaben durch den Roboter. Wenn ein bestimmter Callcenter-Mitarbeiter aufgrund seiner Abwesenheit keine Verbindung zum Roboter herstellen kann, stellt an seiner Stelle ein Kollege im zentralen Callcenter automatisch eine Verbindung her und gewährleistet so die ununterbrochene Verfügbarkeit des Roboters im Büro.</li>
<li>Software, die alle Prozesse steuert und eine Roboterschnittstelle im Büro bildet.</li>
<li>universelle Ausrüstung, die eine Fernsteuerung des Zugangssystems im Büro ermöglicht - die Öffnung der Türen.</li>
</ul>
Und wie geht es weiter mit der robotergestützten Verwaltung von Gewerbeimmobilien? Wir arbeiten bereits an einem Kundenservice-Robotersystem für Lagerhäuser (hauptsächlich Selbstbedienungslagerhäuser - Self-Storage). Im Jahr 2021 planen wir die Einführung eines Verkäufer-Roboterassistents.
Was wird nun die Entwicklung von robotergestützten Dienstleistungssystemen in Gewerbeimmobilien beeinflussen?
<ul>
<li>Selbstverständlich die Roboter selbst - derzeit gibt es weltweit nur 4 Hersteller, die an solchen Systemen im kommerziellen Einsatz arbeiten.</li>
<li>Entwicklung der künstlichen Intelligenz und Software.</li>
<li>und ja, Ereignisse wie Pandemien führen zweifellos zur Entwicklung von Robotersystemen, welche direkte menschliche Kommunikation ersetzen sollen.</li>
</ul>
BOTShelp würde gern seine Erfahrung in der Erstellung und Organisation von Robotersystemen im Büroalltag mit Ihnen teilen und Ihnen einen kostenlosen Roboter- und BOTShelp-Empfangsdienst zur Verfügung stellen, damit Sie diese Technologie kennenlernen können.

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